Avui dia, les empreses espanyoles, i especialment les que fan vida a les illes Balears, enfronten una alta competitivitat i l'avanç inaturable de la digitalització, per la qual cosa els seus propietaris es veuen en l'obligació de mantenir una bona salut financera al mateix temps que lluiten per blindar tota la informació que manegen. No obstant això, cap està exempta de cometre l'error de veure la comptabilitat i la privacitat com a departaments estancs quan, en realitat, són les dues cares d'una mateixa moneda.
Perquè una mala gestió en qualsevol d'aquests fronts, a més d'implicar multes administratives, pot posar en escac la continuïtat mateixa de l'empresa. Partint d'això, en aquest article analitzarem per què la unió entre un assessorament comptable de qualitat i la protecció de dades adequada és, avui més que mai, la millor manera d'aconseguir l'èxit.
El cost ocult del desordre
Lamentablement, encara moltes empreses operen sota una falsa sensació de seguretat fins que es veuen en l'obligació d'enfrontar una inspecció o són víctimes d'una bretxa de seguretat. I és que el dia a dia sol estar plagat de ‘petits’ oblits que, acumulats, poden provocar un risc sistèmic.
De fet, un dels problemes més freqüents és el desordre comptable, el qual va més enllà de registrar malament les factures i s'acosta més a una falta de traçabilitat documental. Perquè quan un assentament comptable no pot recolzar-se ràpidament amb el seu document original, o quan la informació financera està dispersa en fulls de càlcul no conciliats, la presa de decisions es torna erràtica.
A això cal sumar-li la gestió incorrecta de les dades dels clients, els proveïdors i els empleats. Per exemple, tu saps on es guarden els contractes de la teva empresa? Qui té accés als números de compte per a les transferències de nòmines? La documentació sensible és destruïda seguint protocols segurs? Per si no ho saps, el maneig de la informació personal sense un criteri de protecció clar és una bomba de rellotgeria que pot esclatar en forma de sancions per part de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).
Per què s'han de treballar tots dos àmbits de manera coordinada
Ara bé, la clau per a evitar aquests problemes està en la coordinació. En què l'equip encarregat de l'assessoria comptable treballi en sintonia seguint protocols de protecció de dades per a empreses, a fi de crear un ecosistema de ‘seguretat per disseny’ que permeti que l'empresa compleixi amb Hisenda al mateix temps que garanteixi el principi de limitació de la finalitat i minimització de les dades que exigeix el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) de la Unió Europea (EU).
Per exemple, en digitalitzar les factures, el sistema coordinat ha d'assegurar-se que únicament el personal autoritzat pugui accedir a dades sensibles, evitant així les filtracions internes que podrien derivar en greus responsabilitats legals.
Però el prevenir les sancions és només el primer pas, el veritable benefici d'aquesta unió és la millora en la presa de decisions. Tingues en compte que un balanç comptable net i protegit et permet veure la realitat del teu negoci amb ‘ulleres d'alta definició’, sabent que la informació és veraç, està actualitzada i és legalment inatacable.
Beneficis concrets d'aquesta aliança
Segurament t'interessarà saber que, quan una empresa aposta per aquesta aliança estratègica, els beneficis es reflecteixen en tres elements diferents:
- Control financer i tranquil·litat operativa: l'ordre comptable et permet planificar inversions, gestionar la tresoreria amb precisió i anticipar-te a les obligacions fiscals sense sofrir sobresalts d'última hora.
- Compliment normatiu: s'eviten les quantioses multes derivades de les equivocacions en la presentació dels impostos o de les negligències en el tractament de les dades personals, que poden aconseguir significatius percentatges de la facturació anual.
- Confiança del client: en un mercat on la privacitat és un valor a l'alça, els clients definitivament prefereixen treballar amb aquelles empreses que demostren serietat en el maneig de la seva informació financera i personal. Amb la qual cosa, la protecció de dades es converteix així en un actiu comercial.
Del paper a la realitat: situacions comunes que han d'enfrontar les empreses diàriament
Potser per a entendre millor la importància d'aquesta aliança, convingui veure alguns exemples de coses que ocorren diàriament en qualsevol oficina:
- Gestió de la facturació: una factura conté dades personals com el nom, DNI o adreça d'un client. Si aquestes s'envien per canals no segurs o s'emmagatzemen sense xifrar, l'empresa estarà incomplint la normativa de protecció de dades, a pesar que la comptabilitat sigui correcta.
- Maneig de les nòmines: Aquesta potser és l'àrea més sensible, perquè el departament comptable ha de manejar dades de salut (baixes mèdiques), afiliació sindical o situacions familiars per al càlcul de les retencions, i un accés no autoritzat a aquesta informació, sens dubte, és una falta molt greu. En canvi, a través d'una gestió coordinada es pot aconseguir que aquestes dades es tractin amb la màxima confidencialitat.
- Documentació en el núvol: en l'actualitat moltes pimes utilitzen serveis en el núvol per a compartir arxius amb la seva gestoria. Però sense un estricte protocol d'accessos i una política de privacitat clara, és molt probable que la traçabilitat documental es perdi, i amb ella, la seguretat de la informació.
La cerca d'un soci integral que et permeti avançar amb seguretat
Vist tot això, la major recomanació que se li pugui donar a una empresa que busca l'excel·lència és comptar amb el suport d'un aliat multidisciplinari que domini totes dues àrees, com és el cas de LÍDER ALT, un despatx professional que va néixer fa més d'una dècada amb el ferm propòsit d'oferir solucions integrals en totes les àrees amb transcendència legal i econòmica.
Ells saben bé que el teu negoci no és una suma de parts aïllades, sinó un organisme viu que necessita un assessorament capaç de cobrir des del jurídic i mercantil fins a la propietat intel·lectual. Per això la seva filosofia de treball es fonamenta en el rigor i la professionalitat, establint una relació directa i fluida amb cadascun dels seus clients per a adaptar-se als temps canviants en els quals vivim.
Serveis que garanteixen el teu creixement
Ja siguis una pime en expansió o un professional autònom, LÍDER ALT posa a la teva disposició un portafolis de serveis dissenyat perquè tu et centris en fer créixer el teu negoci. El mateix comprèn:
- Assessoria comptable: s'encarreguen del compliment de totes les obligacions comptables i administratives de la teva empresa. El seu objectiu és que sempre tinguis a mà la informació necessària per a una adequada presa de decisions, amb balanços clars i estats financers precisos.
- Protecció de dades: ofereixen serveis d'adequació a la normativa més recent (RGPD i LOPDGDD), analitzant el tractament de la informació sensible dels teus clients, proveïdors i empleats per a evitar multes i sancions.
- Assessoria fiscal i tributària: busquen millorar la teva situació tributària aprofitant al màxim tots els avantatges fiscals legals, tant per a empreses com per a persones físiques.
- Assessoria laboral: donen resposta a totes les necessitats relacionades amb el mercat laboral, com a nòmines, contractes, acomiadaments i tràmits davant l'Autoritat Laboral.
- Assessoria jurídica: compten amb un equip expert per a solucionar els problemes relacionats amb l'aplicació de les normatives i les lleis en totes les àrees del Dret.
- Especialistes en empreses familiars i reestructuracions: també poden assessorar-te en processos com la compravenda d'empreses, fusions o la planificació successòria de l'empresa familiar, buscant sempre la fórmula jurídica i fiscal més eficient.
Es tracta d'un despatx on hi trobaràs un servei de màxima qualitat que s'anticipa a les teves necessitats, amb un enfocament innovador i adaptat a les noves tecnologies, per a garantir que la teva empresa compleixi amb la llei i es faci més forta i resilient.
Així que, no permetis que un error administratiu o una bretxa de dades freni el potencial de la teva empresa, professionalitza la seva gestió ara mateix.